Archivace

05.03.2023

Smlouvy, Evidenční listy důchodového pojištění, pasy, rodné listy..... už teď je toho dost, co člověk by měl doma uschovat. Zde vám dám pár nápadů, jak vše efektivně a hlavně rozumně uložit.

Často se setkávám s tím, že si postesknete, jak můžu mít v papírech pořádek, když je toho tolik. Většina z vás má dokumenty všude možně po domě/bytu. Dejme tomu řád. Představte si situaci: Svoje bydlení musíte do 10 min opustit. Co si vezmete? Jste schopni to po bytě najít rychle? 

Moje řešení: jedna archivační taška, jedno hrábnutí do skříně a nesu si pasy, oddací list, rodné listy, důležité smlouvy, dokumenty od dědictví, smlouvy a evidenční listy ze zaměstnání, externí HDD se zálohami fotek a elektronických dokumentů. Tašky se vyrábí v různých velikostech, barvách a vnitřního uspořádání. Jsou voděodolné při polití a uzamykatelné.

Tak a teď posbírat po domě co je třeba a začít třídit: 

1) Rodné listy všech členů domácnosti, oddací list, úmrtní listy, očkovací průkazy, vojenská knížka, maturitní vysvědčení, diplom z VŠ nebo i doklady o nedokončeném studiu.

2) Smlouvy ze zaměstnání a ke každému roku od každého zaměstnavatele Evidenční list důchodového pojištění - tady je vhodné vyžádat si Informační list důchodového pojištění (viz. článek https://www.kornerovakaterina.cz/l/starobni-duchod/) a začít kontrolovat vše co je potřeba k přiznání důchodu. Ať je to invalidní či starobní. Každý rok se počítá a při žádosti o tyto důchody budete mít vše přehledně nachystané a nic vás nemůže zaskočit.

3) Dědictví - každý se časem stane účastníkem dědictví a dostane notářský zápis o výsledku dědictví. Tyto dokumenty jsou sice archivované u notáře, ale těch pár listů uložte. 

4) Smlouvy od nemovitostí - darovací smlouvy, kupní smlouvy od nemovitostí (ideálně úředně ověřené), listy vlastnictví uchovejte. Vaše právo k nemovitostem musí být prokazatelné.

5) Smlouvy ostatní - aktuální pojistné smlouvy, uhrazené dluhy a exekuce, smlouva o SJM pokud byla uzavřena.... Zde je dobré stanovit nějakou částku (já mám pomyslnou hranici 10.000Kč). 

6) Přihlašovací údaje k elektronickému bankovnictví, PIN od karty a důležitá hesla - tady dle individuálních potřeb rodiny. Manžel/ka je informován/a kde co má hledat a na papír je sepsané vše potřebné. Nikdy nevíte co se stane a co bude potřeba. Můžete tyto citlivé údaje dát do zalepené obálky a tu výstražně popsat. Vše je o důvěře. 

7) Ostatní dokumenty - vše co považujete za důležité. Zde může být nákup hodnotných věcí do domácnosti, fotografie nebo album, HDD se zálohami.

8) Podnikání - zde vidím pouze důraz na archivaci dokumentů zaměstnanců 40 let. Ostatní věci z podnikání jsou většinou na uchování 10 let a postupně po 10 letech dochází k likvidaci. Zde bych možná informovala, že pokud podnikáte, tak pro starobní důchod je důležité mít v pořádku Přehledy o příjmech a výdajích pro OSSZ, ty i po 10 letech (orazítkované nebo s doručenkou datové schránky přesunuji do složky ELDP/věci na důchod)

9) Vozidla a velké technické průkazy - tady jsem opatrná. Velké technické listy mají přiřazenou pojistnou smlouvu. Při prodeji eviduji kopii technického průkazu prokazující přepis na nového vlastníka a dopis od pojišťovny o zrušení pojistné smlouvy. Instituce Česká kancelář pojistitelů je nemilosrdná. Pokud už teď víte, že tohle nemáte ideální, můžete přes bankovní identitu nebo osobní návštěvou registru vozidel ověřit váš pořádek nebo nepořádek a sjednat nápravu.

10) Cennosti, zlato apod. - tady nechám na vás zda použijete domácí trezor, placenou schránku v bance nebo nějakou instituci. 

Toto považuji za důležité dokumenty. I když si můžete veškeré dokumenty vyřídit znovu, vždy to stojí čas, úsilí a také peníze.  Proč nepoužívám klasický šanon? Nemá ucho na přenos, dokumenty musíte dát do složek nebo udělat dírky, není voděodolný a běžné polití je smrtelné. 


Pokud jsem vás zaujala, napište mi. Tašku vám pomůžu objednat nebo dokumenty přetřídím. 

"Nesmrtelnost lidí uchovává papír." 

CHARTA CONSTAT IMMORTALITAS HOMINUM — Secundus Maior Gaius Plinius římský vojenský velitel 23 - 79